Maija Ekosaaren kokemuksia CIDOC kokouksesta Tbilisistä

Tuttu komitea—uusi tehtävä

Olen aikoinani tullut mukaan CIDOCin (ICOMin dokumentointi- ja tiedonhallintakomitea) toimintaan konferenssia järjestävän toimikunnan jäsenenä. Sen jälkeen toimin CIDOCin sihteerinä kolme vuotta—järjestäen muun toiminnan lisäksi edelleen konferensseja—mutta tämä vuosi oli erilainen. Jätin viime vuonna Milanossa sihteerin tehtävät ja aloitin CIDOCIn suurimman työryhmän Documentation Standards Working Groupin (DSWG) toisena puheenjohtajana l. Co-Chairina. Oli mahtavaa kerrankin olla konferenssissa vieraana ja keskittyä ASIAan ilman, että täytyi koko ajan olla ratkomassa muiden ongelmia!

DSWG:n toisen puheenjohtajan, Jonathan Whitson Cloudin, aloitteesta keskustelimme työryhmän fokuksen muuttamisesta sekä 2016 että 2017 ja toimme ajatuksemme vuosikokoukseen Tbilisissä: työryhmä ei enää itse keskity uusien suositusten ja standardien laatimiseen vai toimii ensinnäkin matalan kynnyksen työryhmänä, johon uusien jäsenten on helppo tulla mukaan. Toiseksi yhtä tärkeäksi tehtäväksi määrittelimme olemassaolevien ja paraikaa kehitettävien suositusten ja standardien tunnettuuden ja käytön edistämisen. Jos saamme kehitettyä innostuneiden ja taitavien vapaaehtoisten asiantuntijoiden avulla uusia ja parempia tapoja tallentaa, järjestää ja jakaa tietoa, sitä ei kannata pantata pienessä piirissä. Mitä nopeammin ja laajemmalla joukolla kokeilemme uusia tapoja, sitä nopeammin saamme niistä myös palautetta: missä ne toimivat ja missä eivät? Miten niitä voisi edelleen parantaa?

Tänä vuonna tavoitteena oli oli DSWG:n tehtävän uuden toimintatavan kokeileminen käytännössä sekä Encyclopedia of Museum Practice Wikin kanssa työskentely eri muodoissaan. Documentation Standards on eräs CIDOCin vanhimmista työryhmistä, joka vielä viime vuosina aktiivisesti tuotti museoalan tiedonhallintaan liittyviä suosituksia ja standardeja. Näistä voi mainita esimerkiksi Principles of Museum Documentationin tai Object Information, josta alkoi myös CIDOCin käsitemallin, CIDOC Conceptual reference Modelin (CIDOC CRM:n) kehittäminen. Nykyään CIDOC CRM:n ja muiden varsinaisten standardien ja suositusten kehittämisesta vastaavat omat työryhmänsä CIDOCin sisällä ja muualla. 

Monenlaisia ensikertalaisia

Tbilisin kokouksessa DSWG:llä oli kaksi työpajaa sekä esittäytyminen konferenssin alussa ja lopussa. Toinen puheenjohtajamme, Jonathan, oli isyyslomalla, mutta onneksi sain Tbilisiin apuun DSWG:n aktiivisen jäsenen Rupert Shepherdin Englannista sekä CIDOCin hallituksen jäsenet. 

Ensimmäisenä varsinainen konferenssipäivä meni pitkälti kokouspaikkoihin, konferenssin ja työryhmän vetäjien tutustumiseen ja viime hetken valmisteluihin—olinhan tavannut Rupertin vain kerran aikaisemmin pikaisesti Milanossa. Kaikki työpajojen suunnittelutyö oli tehty sähköpostitse, googledrivessä ja skypessä, mikä on hyvin tavallista kansainvälisten komiteoiden työskentelyssä. 

DSWG:n työskentelylle on tyypillistä, että meillä on aina mukana paljon ensikertalaisia. Usein vielä sellaisia, jotka ovat työskentelyssä mukana vain yhden kerran, sen kerran, kun konferenssi järjestetään heidän kotimaassaan. Se asettaa työpajoille omat vaatimuksensa. ”Sisäänheittotyöpajassamme” esittelin osallistujille CIDOCin  yleistajuisimman kontribuution, joka on parisivuinen Statement of principles of museum documentation, http://network.icom.museum/fileadmin/user_upload/minisites/cidoc/DocStandards/Statement6v2EN.pdf

Sen jälkeen Rupert Shepard esitteli osallistujille DSWG:n WikiTiki projektin Encyclopedia of Museum Practice Wikin, josta olen aikaisempinakin vuosina kirjoittanut. Tarkoituksenamme oli pitää aivoriihi, jossa kartoitamme aiheita, joista Encyclopediaan kannattaisi kirjoittaa sekä alkaa jo suunnitella ohjelmaa vuoden 2018 konferenssiin. DSWG:llä on nimittäin muutaman eurooppalaisen järjestelmätoimittajan kanssa suunnitteilla projekti, jossa määriteltäisiin joitakin tietokokonaisuuksia, joiden siirron helppouteen eri järjestelmien parissa erityisesti paneuduttaisiin. Työpajamme ideariihen aiheeksi valitsimme näyttelytietojen vaihdon kahden eri museon välillä. Näin jälkikäteen ajatellen tehtävä olisi pitänyt miettiä vielä tarkemmin, että siitä olisi saanut hyödyllisiä tuloksia. Epämääräisyydestä huolimatta, saimme paljon ääntä ja liikettä aikaiseksi!

Esiteltyämme aivoriihen aiheen ja työskentelytavan (jakautukaa viiteen kuuden hengen ryhmään, kerääntykää fläppitaulunne ympärille ja kerätkää sille vastaukset esitettyihin kysymyksiin), reilun kolmenkymmenen hengen porukka katseli toisiaan luentosalissa hämmentyneinä: mitä? emmekö saakaan istua iltapäivän viimeisiä tunteja rauhassa vaan meidän pitää tehdä jotain? 

Onneksi joukossa oli muutama valituinen DSWGläinen, joita kutsuimme apuun ja kehtasimme patistaa toimeen. Kymmenessä minuutissa huoneesta kuului jo aikamoinen porina. Kukin ryhmä mietti tietoja, joiden vaihtaminen organisaatioiden välillä on tarpeen näyttelyä suunniteltaessa ja toteutettaessa. Parinkymmenen minuutin jälkeen aloimme kerätä tuloksia siten, että kukin ryhmä sai kertoa yhden tiedon tai tietoryhmän kerrallaan. Heti ensimmäisen kierroksen jälkeen selvisi, että joukossamme oli yksi vain georgian kieltä hallitseva ryhmä, joka työskenteli tulkin avustamana. Tulkin vastauksista päätellen he työstivät aivan eri kysymyksiä kuin muut. Me vetäjät teimme parhaamme, jotta saimme heidän panoksensa mukaan jollakin järkevällä tavalla. Tämän kaltaiset tilanteet eivät ole harvinaisia kansainvälisissä kokouksissa, mutta joskus varsin haastavia. Georgialaisessa ryhmässä kun selvästi oli hyvin kokeneita paikallisia ammattilaisia emmekä missään nimessä halunneet asettaa heitä—tai avuliasta tulkkia—kiusalliseen asemaan.

Kun ensimmäisen aivoriihen tulokset oli saatu purettua, totesimme, että saimme tulokseksi suurin piirtein kaiken mahdollisen tiedon, jota museoiden tietojärjestelmiin ylipäätään voi tallentaa. Kysymyksenasettelua pitää seuraavissa työpajoissa tarkentaa ja miettiä osallistujine ohjeistusta, jos aiomme käyttää tuloksia työskentelyssä järjestelmätoimittajien kanssa. 

Aiheita Encyclopedia of Museum Practice Wikiin

Toisen aivoriihemme aiheena oli löytää aiheita, joista voisi kirjoittaa Encyclopedia of Museum Practice Wikiin. Ajanpuutteen vuoksi pyysimme osallistujia listaamaan museoiden dokumentointiin liittyviä suosituksia ja standardeja, joiden esittely olisi tarpeellista wikissä.  Tähän tehtävään ryhmät tarttuivatkin ripeästi ja saimme aikamoisen tehtävälistan. Näistä standardeista Rupert vielä konferenssin aikana teki tyhjiä wiki-sivuja, joita halukkaat, rekisteröityneet käyttäjät , voivat alkaa täydentää omalla kielellään (tällä hetkellä kielivaihtoehtoja on 42).

Todellinen riemu repesi, kun kiittääksemme osallistujia, jaoimme ahkerimmille ryhmille ”I love museums” – rintamerkkejä (Kiitos Suomen Museoliitto ja Helena Piipponen!), -viuhkoja sekä kultaisia tähtiä. Se osoitti, miten pienilläkin huomionosoituksilla voi tehdä suuren vaikutuksen.

Saamamme palautteen mukaan osallistujat olivat todella tyytyväisiä siihen, että pääsivät itse ääneen ja tutustumaan kollegoihin eri maista. Monille se oli ensimmäinen kerta, kun heillä oli mahdollisuus vertailla käytäntöjä ulkomaisten kollegojen kanssa ja todeta, että 

a) monet ongelmat ympäri maailmaa ovat samanlaisia kuin itselläkin eikä niitä kannata hävetä tai piilotella 

b) joku on usein keksinyt hyviä ratkaisuja, kuinka johonkin pulmaan voi tarttua ja joita voisi kokeilla omassa työssä

c) että oman (organisaation) kokemusten jakaminen voi auttaa muita.

Jos Wiki-työskentely kiinnostaa, alla viimeisenä on englanniksi ohjeet, kuinka wiki-käyttäjäksi voi kirjautua. 

Työskentelyn tuloksesi saadulla listalla muutama suositus/standardi jäi minulle ja Rupertille mysteeriksi. Jos joku näistä on teille tuttu, vinkatkaa ihmeessä suosituksen / standardin virallinen nimi ja mielellään linkki lisätietoihin: maija.ekosaari@gmail.com

·CeND

·Geo.DAT

·ISAD(CDI)

·ISO 50888

·ISO 97… for paper

·MIDAS (Germany) – i.e. not MIDAS-Heritage, Historic England’s data standard for monuments

 

Kiinnostaako Wikittely?

Before you can edit the Encyclopaedia, you’ll need to sign up as an author on the wiki. To do this,

1.     Go to http://cidoc-dswg.org/

2.     Find the ‘Log In’ box on the left of the page

3.     Click on the ‘Log In’ link

4.     A dialog box will pop up

5.     Click on the ‘Register’ link at the bottom of the dialog box

6.    The Registration page will open

7.     Fill in the form on the Registration page, and press ‘Register’

8.     There’ll be a few more registration steps, and then you’re good to go!

Olisi tosi hienoa, jos saamme suomalaisia mukaan kirjoittamaan Encyclopaedia of Museum Practice a ja saamme siitä yhdessä kehitettyä museoiden erilaisia käytäntöjä kuvaavan ja määrittelevän lähteen. 

Linkkejä ja lisätietoja:

CIDOC Documentation Standards Working Group  

Encyclopaedia of Museum Practice 

2017 annual conference of CIDOC,

CIDOCin kaksitoista eri työryhmää: http://network.icom.museum/cidoc/working-groups/

toivottavat tervetulleeksi kaikki uudet tulokkaat ja aiheesta kiinnostuneet. Annan mielelläni lisätietoja työryhmistä ellet halua ottaa suoraan yhteyttä kiinnostavan ryhmän puheenjohtajaan (yhteystiedot löytyvät työryhmän www-sivulta).

Osa konferenssin esityksistä löytyy jo CIDOCin arkistosta, ja niitä lisätään sitä mukaa, kun puheenjohtajat ja osallistujat toimittavat niitä editorillemme:

http://network.icom.museum/cidoc/archives/past-conferences/

Kuvia ja tarinoita aiheen tiimoilta löytyy lisää twitteristä @icomCIDOC #CIDOC2017 (myös #MuseumDocumentation ) ja facebookista CIDOC – International committee for documentation-sivulta.

 Työryhmätyöskentelyä

Työryhmätyöskentelyä

 Työryhmätyöskentelyn timantin hiontaa

Työryhmätyöskentelyn timantin hiontaa

ICOM Finland